La conservazione sostitutiva documentale è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

Da un punto di vista normativo generale le norme che disciplinano la materia sono contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013 (“Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” che abroga la Deliberazione Cnipa n. 11/2004) , per quanto di nostro maggior interesse dal Decreto Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005” che abroga il D.M. del 23 gennaio 2004.

Il suddetto provvedimento detta le linee che devono guidare i processi di archiviazione documentale dei documenti fiscale al fine di renderli tutti pienamente validi alla stessa stregua dei documenti cartacei, che di fatto possono quindi essere completamente aboliti.

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